Technische Dokumentation

Eine Technische Dokumentation (auch Technikdokumentation oder Produktdokumentation) umfasst alle Informationsprodukte, die ein technisches Erzeugnis beschreiben und zu seiner Nutzung, Wartung oder Reparatur anleiten.

Sie bereitet die Informationen systematisch auf und strukturiert sie so, dass der jeweilige Zweck vollständig erfüllt wird.

Die Technische Dokumentation wird dem dokumentierten Erzeugnis meist über Namens- und Nummernsysteme eindeutig zugeordnet.

Zweck der Technischen Dokumentation

Die Technische Dokumentation dient der Information und Instruktion in der Regel definierter Zielgruppen, der haftungsrechtlichen Absicherung des Herstellers, der Produktbeobachtung, der Rückverfolgbarkeit und Reproduzierbarkeit sowie der dauerhaften bzw. gesetzlich geforderten Archivierung der relevanten Informationsinhalte.

Die Bestandteile der Technischen Dokumentation bieten Informationen über das Produkt selbst, den Umgang mit ihm und über das Verhalten der Nutzer. Sie betrachten alle Lebensphasen des Produktes, von der Entwicklung bis zur Entsorgung, teilweise einschließlich der Herstellung der Vorprodukte.

Interne und externe Technische Dokumentation

Bei der Technischen Dokumentation wird nach VDI 4500 zwischen interner und externer Technischer Dokumentation unterschieden:

Die interne Technische Dokumentation dient der internen Archivierung aller produktrelevanten Dokumente und der Nachweispflicht, alle rechtlichen Pflichten eingehalten zu haben. Sie umfasst den gesamten Produktlebenszyklus von der Produktplanung über Entwicklung, Markteinführung und Produktbeobachtung bis zur Einstellung des Produkts. Die Informationen bleiben im Normalfall beim Hersteller, der sie dauerhaft archiviert und während der gesamten Lebensdauer des Produkts aktuell hält. Typische Bestandteile sind Pflichtenhefte, Berechnungsunterlagen, Versuchsberichte, Risikobeurteilungen, technische Zeichnungen und Fertigungsunterlagen, Nachweise über Maßnahmen der Qualitätssicherung sowie die gesamte externe Technische Dokumentation des Produkts.

• Die interne Dokumentation wird in der Regel von der Entwicklungs- oder Konstruktionsabteilung des Herstellers geführt.
• Die externe Technische Dokumentation dient der Information der Betreiber und Benutzer des Produkts und stellt sicher, dass das Produkt sicher und bestimmungsgemäß in Betrieb genommen, verwendet, gewartet und ggf. entsorgt werden kann. Die externe Dokumentation wird in der Regel von Technischen Redakteuren erstellt und in der Regel in die Sprache der jeweiligen Anwender übersetzt. Je nach Produkt, Zielgruppe und gesetzlichen Anforderungen sind verschiedene Bezeichnungen und Formen möglich, wie Gebrauchsanleitung, Installationsanleitung, Montageanleitung, Kurzanleitung, Benutzerhandbuch, Gebrauchsanweisung, Bordbuch, Serviceanleitung, Online-Hilfe, Tutorial usw.

Spezielle Unterarten der Technischen Dokumentation ergeben sich aus rechtlichen Anforderungen wie der Hinterlegungspflicht bei Benannten Stellen (Beispiel: Technische Dokumentation nach Richtlinie 94/9/EG „ATEX“).

Gesetzliche Grundlagen

Um die Sicherheit von Produkten sicherzustellen, fordern staatliche Gesetze und Vorschriften privatrechtlicher Organisationen die Hersteller und Einrichter von technischen Erzeugnissen zur Bereitstellung der Technischen Dokumentation.

In der EU sind einschlägige EG-Richtlinien wie die Maschinenrichtlinie, die ATEX-Richtlinie, die Niederspannungsrichtlinie, die Druckgeräterichtlinie oder die Produktsicherheitsrichtlinie zu nennen, die von den Mitgliedstaaten in nationales Recht umgesetzt wurden (z. B. deutsches Produktsicherheitsgesetz oder Medizinproduktegesetz).

Im Schadensfall führt eine fehlerhafte Technische Dokumentation zur Haftung des Herstellers, die sich aus dem Produkthaftungsgesetz (in Deutschland), dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 823 Schadensersatzpflicht) sowie eventuellen einzelvertraglichen Verpflichtungen ergibt.

Normen

Normen und Richtlinien erstellen das DIN, der VDE, der VDI und das CEN. Im englischen Sprachgebrauch wird zwischen Normen und Standards nicht unterschieden. Internationale Standards erstellt und liefert unter anderem die ISO (die bei den Vereinten Nationen als weltweit koordinierende Standardisierungsinstitution registriert ist). Standards nationaler Organisationen wie die amerikanische ANSI oder das russische GOST finden ebenso internationale Anerkennung. Weitere Standardisierungsgremien finden sich beispielsweise in der IEC, der IMO, der IATA und der ICAO, die ihre Arbeit teilweise direkt mit der ISO organisieren und koordinieren.

Leitfäden für das Gestalten von Technischer Dokumentation oder Benutzerinformation sind in Form verschiedener Normen und Richtlinien verfügbar, die EN 82079 oder die Richtlinie VDI 4500. Die Dokumentation für Kraftwerke ist geregelt in der VGB-Richtlinie VGB-S-831-00, Lieferung der Technischen Dokumentation (Technische Anlagendaten, Dokumente) für Anlagen der Energieversorgung.

Die EN 61355 regelt die Klassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten der Technischen Dokumentation für Anlagen, Systeme und Einrichtungen.

In einigen Industriebereichen werden abhängig von der zivilen oder militärischen Nutzung eines Produktes unterschiedliche Normen, Richtlinien und Spezifikationen eingesetzt. In der Luftfahrt sind dies beispielsweise die Spezifikation ATA100/ATA2000 im zivilen Bereich und die Spezifikation S1000D in der Wehrtechnik, wobei auch zivile Normen für Wehrmaterial verwendet werden und umgekehrt. Die Rangfolge der Normen, Richtlinie (EU) und Spezifikationen, für Wehrmaterial sind in § 14 der RICHTLINIE 2009/81/EG sowie in der DIN EN 16341 geregelt. Die Spezifikation DIN SPEC 3105 sammelt Anforderungen an die technischen Dokumentation von Open-Source-Hardware.

Für die physische Verwaltung der schriftlichen und elektronischen Dokumente kommt die internationale Norm ISO 15489 (Records Management/Schriftgutverwaltung) zur Anwendung.

Terminologie (Begrifflichkeiten) der technischen Produktdokumentation regelt u. a. DIN 199.

Dokumentationssystematik

Das Arbeiten an einer Dokumentation ist eine planbare Tätigkeit. Daher sollte eine systematische Produktion auch technischer Dokumentation einem Plan folgen, der wiederum während der Bearbeitung erweitert und verändert wird.

Struktur

Die Technische Dokumentation muss logisch gegliedert und strukturiert sein. Um die Handhabung zu erleichtern, werden bestimmte Dokumente in Gruppen thematisch oder analog zur Struktur des Erzeugnisses zusammengefasst und mit modular aufgebauten Dokumentenlisten und Inhaltsverzeichnissen verwaltet. Zum Zweck der Rückverfolgbarkeit von Revisionsständen ist eine Änderungshistorie üblich. Einen plastischen Überblick über die Dokumentationssystematik geben Normen wie die DIN 6789.

Eine bestimmte Struktur unterstützt eine ausgewählte Sicht auf einen Bestand an Dokumentation. Daher kann diese Struktur nicht allen Anforderungen gleichzeitig in demselben Maße genügen. Zwischen einer speziellen Struktur und möglichen weiteren speziellen Interessen einer anderen Ordnung vermittelt ein Index.